Солнышки и тучки: как визуализация меняет команду

В компании может быть десяток отчётов, и при этом никто толком не знает, где сейчас горит. Отчёт надо открыть, прочитать и сопоставить с прошлым месяцем. Стена работает иначе: на неё просто смотришь, проходя мимо.

Когда я был CEO OKPixels, у нас в офисе висели две доски. Они выглядели почти по-детски, но рассказывали о состоянии компании больше, чем многие таблицы.

Как это было устроено

Доска для менеджеров проектов. Магнитная доска, на которой у каждого PM своё место. Раз в месяц он получал магнитную фигурку: солнышко, если он и его команда хорошо и эффективно отработали прошлый месяц, или тучку, если не очень.

Доска для проектных команд. Маркерная доска, на которой крупно написаны проекты, их статусы, планы и ключевые показатели. Рядом с каждым проектом — цветной кружок:

• зелёный — в проекте всё хорошо;
• жёлтый — 50 на 50;
• красный — есть существенные проблемы.

Никаких сложных систем, дашбордов и интеграций. Магниты, маркер и короткое обновление раз в месяц.

Солнышек и зелёных кружков со временем становилось всё больше :)

Почему это работает

Видно всем — значит, обсуждаемо. Проблема в отчёте может жить неделями: её надо найти, а для этого отчёт надо открыть. Красный кружок на стене пропустить сложно. Он сам становится поводом для разговора.

Просто — значит, регулярно. Солнышко или тучка не требуют подготовки и презентаций. Поэтому обновление происходит каждый месяц, а не «когда руки дойдут». А регулярность важнее точности: лучше грубая картина каждый месяц, чем идеальная раз в год.

Динамика видна без отчётов. Когда солнышек становится больше, это замечают все. Команде не нужно доказывать, что стало лучше: это висит на стене.

Оценка у команды, а не у одного человека. Солнышко или тучку получал PM вместе со своей командой. Это сразу переводит разговор с «кто плохо работает» на «что у нас в проекте происходит».

Сигнал, а не приговор

У такой доски есть обратная сторона. Публичная тучка легко превращается в публичное наказание. И тогда визуализация начинает работать против вас.

Если за красный кружок следует разнос, люди быстро делают вывод: проблемы лучше не показывать. Кружки станут жёлтыми там, где всё горит, а настоящие новости вы узнаете от клиента.

Поэтому правило одно: тучка — повод спросить «что в процессе пошло не так?», а не «кто виноват?». Это прямое продолжение принципа, на котором держится вся культура: за ошибки не наказывают. Ошибку важно увидеть, обсудить и сделать так, чтобы она не повторилась.

Проверить, работает ли у вас это правило, просто. Посмотрите, что происходит в компании на следующий день после красного кружка: разбор или поиск виноватого.

Как попробовать у себя

1. Выберите одну вещь, которую хотите видеть. Проекты, заказы, отделы. Не всё сразу: одна доска про одно.
2. Договоритесь с командой о простой шкале. Три цвета или солнышко и тучка. Что значит «зелёный», команда формулирует сама, иначе это будет ваша оценка, а не общая.
3. Повесьте доску туда, где ходят люди. Если команда работает удалённо, подойдёт общая доска в Trello или Miro, которую открывают на каждой еженедельной встрече.
4. Назначьте ритм. Раз в неделю или раз в месяц, но всегда в один и тот же день.
5. Решите заранее, что происходит после красного. Например, короткий разбор с командой проекта в течение недели: что случилось, что поможет, кто и к какому сроку сделает.

Это эксперимент на месяц. Если через месяц доска никому не нужна — уберите её. Если люди начали сами обсуждать цвета — оставляйте.

Итого

Солнышек и зелёных кружков становилось больше не потому, что кого-то заставили. Просто когда проблему видно, её хочется решить.

Если бы меня попросили оставить в компании только три инструмента, я бы выбрал ретроспективы, гипотезы и визуализацию. Подробнее о них — в статье «Опоры бизнеса».

А у вас в компании что-то висит на стене? Или всё живёт в отчётах, которые никто не открывает? :)

Максим Брюханов, управляющий партнёр OKPixels Consulting, корпоративный проводник изменений