Как мой HR-отдел работал по канбану

Клиент присылает заявку на программиста — и почти сразу получает первых кандидатов, готовых к интервью. Не потому, что рекрутеры работают по ночам. А потому, что поиск начался задолго до заявки, а весь путь от запроса до выхода человека на проект виден на одной доске.

Так работал HR-отдел в моей компании OKPixels, когда мы занимались ИТ-аутстаффингом. Расскажу, как это было устроено, что такое канбан, почему он так хорошо подходит подбору людей — и в каких ещё процессах он работает не хуже.

Как это было устроено у нас

Работа HR делилась на два потока.

Первый — постоянная воронка «в стол». Большая часть заявок приходила на стандартные позиции: типовые стеки и уровни программистов. Ждать, пока клиент попросит, и только потом начинать поиск — значит каждый раз терять недели. Поэтому рекрутеры искали таких специалистов постоянно, независимо от текущих запросов: знакомились, проводили первичное интервью, держали контакт «тёплым». К моменту заявки у нас уже были люди, которые нас знают и которых знаем мы.

Второй — вывод под конкретную заявку. Когда приходил запрос, кандидатов сначала брали из тёплой воронки, и только потом искали новых. Весь путь — от заявки до выхода программиста на проект — шёл по канбан-доске. Каждая заявка — карточка, каждый этап — колонка. И любой, от рекрутера до меня, видел, где сейчас каждая заявка и что её держит.

По сути, мы соединили две идеи, которые давно работают на производстве: небольшой запас стандартных «деталей» под рукой и видимый поток работы, где следующий шаг начинается тогда, когда есть запрос. Обе идеи — из канбана.

Что такое канбан

Канбан — это способ управлять потоком работы так, чтобы задачи не застревали между людьми и этапами. Слово японское, оно означает «карточка» или «сигнал».

Появился он на заводах Toyota. Вместо того чтобы производить детали по плану и складировать их, следующий участок «вытягивал» ровно столько, сколько ему нужно, а сигналом служила карточка. В 2000-х Дэвид Андерсон перенёс эти идеи в интеллектуальную работу — разработку, сервис, офисные процессы. С тех пор канбан — это не только про заводы.

На самом деле всё держится на нескольких простых идеях.

1. Работа видна. Каждая задача — карточка на доске, каждый этап — колонка. Сразу понятно, сколько всего в работе и где скопилось.
2. Ограничение на незавершённую работу. На каждом этапе договариваются, сколько карточек может быть одновременно. Это главное отличие канбана от обычного списка дел. Пока лимит занят, новое не берём — сначала доводим то, что начали.
3. Работу вытягивают, а не спускают. Следующий этап берёт карточку, когда у него есть место. Так никто не тонет в очереди, которую ему накидали.
4. Правила записаны. Когда карточка может перейти в следующую колонку, что считается «готово», что делать со срочными задачами. Не в голове руководителя, а там, где видят все.
5. Поток измеряют и улучшают. Смотрят не на то, кто сколько часов просидел, а на то, сколько времени карточка проходит путь от начала до конца и где она дольше всего стоит.

И ещё один принцип, который мне особенно близок: начинайте с того, как вы работаете сейчас. Канбан не требует ломать оргструктуру и переименовывать должности. Вы просто делаете текущий процесс видимым — и дальше улучшаете его небольшими шагами.

Как выглядела доска HR

Одна карточка — одна заявка клиента. Она движется слева направо, пока программист не выйдет на проект. У каждой колонки есть простое правило: что должно быть сделано, чтобы карточка перешла дальше.

Поверх колонок работали несколько договорённостей.

• Лимиты. У каждого рекрутера в работе ограниченное число заявок одновременно. Если лимит занят, новая заявка ждёт, а команда смотрит, что мешает закрыть уже начатые.
• Срочная дорожка. Для горящих заявок была отдельная строка на доске. Но только одна карточка за раз — иначе «срочным» становится всё.
• Отметка «застряло». Если карточка ждёт не нас, а клиента или кандидата, она помечалась. Так сразу видно, где нужен звонок, а где просто идёт работа.
• Короткая встреча у доски. 15 минут, идём справа налево: сначала то, что ближе всего к выходу, потом новое. Вопрос не «что ты делал вчера», а «что мешает этой карточке двигаться».
• Цифры. Мы смотрели два срока: от заявки до первого кандидата и от заявки до выхода человека на проект. И конверсию между этапами: она сразу показывала, где мы теряем кандидатов.

Почему канбан так хорошо подходит HR

Подбор людей — почти идеальный процесс для канбана. Вот почему.

Это поток похожих задач. Каждая заявка проходит одни и те же этапы. Значит, их можно нарисовать один раз и дальше смотреть, где застревает каждая.

Спрос неравномерный. Заявки приходят когда угодно: то тишина, то пять сразу. План на месяц вперёд тут плохо работает, а поток с лимитами — хорошо. В тихие периоды рекрутеры пополняют тёплую воронку, в горячие — берут из неё.

Много ожидания, которое не видно. В подборе большая часть времени уходит не на работу, а на ожидание: клиент не дал обратную связь, кандидат думает над оффером, интервьюер занят. На доске это видно сразу — карточка стоит. В переписке и таблицах это тонет.

Работа переходит из рук в руки. Рекрутер, технический интервьюер, аккаунт, клиент. Именно на таких стыках дела чаще всего и буксуют: каждый думает, что мяч у другого. Доска снимает этот вопрос.

Собственнику не нужно спрашивать «как там с подбором?». Достаточно посмотреть на доску. А ещё лучше — не смотреть, потому что команда сама видит, где застряло, и сама это разбирает. Для меня это и был главный результат: подбор перестал зависеть от моего внимания.

И отдельно про воронку «в стол». Это то, что в канбане называют «супермаркетом»: небольшой запас стандартных позиций, который пополняется по мере расхода. Работает он только для типовых запросов. Редкого специалиста заранее не запасёшь — его ищут под заявку, по той же доске.

Где ещё работает канбан — и где нет

Канбан хорош везде, где есть поток похожих задач, они приходят неравномерно и переходят между людьми или отделами. Вот несколько процессов, где он обычно работает не хуже, чем в HR.

А вот там, где работа разовая и непохожая на предыдущую, канбан помогает меньше. Строительство нового цеха, переезд, выход на новый рынок — это проекты с одним результатом и жёсткими сроками. Им нужен план с этапами и вехами. Доска может быть полезна внутри такого проекта, но заменить план она не сможет.

С чего начать

Если хочется попробовать канбан в одном процессе, не нужно ни специальной системы, ни перестройки отдела. Хватит пяти шагов.

1. Выберите один поток, где задачи похожи и часто застревают. Не всю компанию сразу.
2. Нарисуйте этапы так, как работа идёт сейчас, а не как правильно. Лучше вместе с теми, кто эту работу делает.
3. Выложите на доску всё, что сейчас в работе. Чаще всего уже на этом шаге видно, что начато гораздо больше, чем казалось.
4. Договоритесь о лимитах и правилах перехода между колонками. Не спускайте их сверху — пусть команда предложит сама. Начать можно с чисел с запасом, потом подтянуть.
5. Раз в две-четыре недели собирайтесь и смотрите, где карточки стояли дольше всего и почему. И выбирайте одно изменение на следующий период.

И важное предупреждение. Доска сама по себе ничего не меняет. Если её ввести приказом, люди будут двигать карточки для отчёта, а работа пойдёт по-старому. Канбан работает, когда команда сама видит на доске свои проблемы и сама решает, что с ними делать.

Поменять только процесс мало: важно ещё и то, как люди договариваются между собой и как относятся к своей работе.

Именно так я и работаю как проводник изменений: не приношу готовую доску и не расставляю лимиты за команду. Я помогаю увидеть, где работа буксует, и договориться, как сделать её легче. А дальше команда улучшает процесс сама.

Если в вашей компании есть процесс, где дела постоянно застревают между людьми, напишите мне: m@okpixels.ru или t.me/MaximVBR. Первая встреча бесплатная.

Максим Брюханов, управляющий партнёр OKPixels Consulting, корпоративный проводник изменений